Giới thiệu về quản lý tài sản

Người quản lý tài sản chịu trách nhiệm giám sát các loại tài sản khác nhau, bao gồm không gian dân cư, thương mại và khu vực công cộng và có thể được chủ sở hữu tài sản hoặc nhà cung cấp dịch vụ quản lý tài sản chuyên nghiệp tuyển dụng. Chuyên môn của họ trải rộng trên nhiều lĩnh vực, chẳng hạn như sức khỏe và an toàn, luật tài sản, kế toán, dịch vụ khách hàng và truyền thông. Với sự tích hợp ngày càng tăng của các tòa nhà thông minh và công nghệ IoT, việc quản lý tài sản đang phát triển để kết hợp những hiểu biết sâu sắc dựa trên dữ liệu và các giải pháp đổi mới nhằm nâng cao hoạt động của tòa nhà và cung cấp các dịch vụ hiệu quả về mặt chi phí cho chủ sở hữu tài sản cũng như người sử dụng (Liên đoàn Tài sản Anh, nd).

Vai trò và trách nhiệm của người quản lý tài sản

Người quản lý tài sản đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo vận hành và bảo trì trơn tru các loại tài sản khác nhau, bao gồm các cơ sở dân cư, thương mại và khu vực công. Trách nhiệm chính của họ là đóng vai trò là người liên lạc giữa chủ sở hữu tài sản và người cư trú, đảm bảo rằng nhu cầu của cả hai bên được đáp ứng và nghĩa vụ cho thuê được thực hiện. Điều này liên quan đến việc quản lý tài khoản và tài chính của tài sản, bao gồm thu tiền thuê, quản lý phí dịch vụ và xử lý tiền đặt cọc (RICS, 2021).

Ngoài ra, người quản lý tài sản có trách nhiệm duy trì sự an toàn và sạch sẽ của các khu vực chung, tiến hành kiểm tra thường xuyên để đảm bảo tuân thủ các quy định về sức khỏe và an toàn cũng như giải quyết các yêu cầu bảo trì từ người cư trú (ARMA, 2020). Họ cũng có thể cung cấp các dịch vụ lễ tân và hướng dẫn khách, chẳng hạn như an ninh, cho khách vào, nhận bưu phẩm và giao hàng. Trong một số trường hợp, người quản lý tài sản có thể tham gia vào việc quản lý hợp đồng cho thuê, lưu giữ hồ sơ, quảng cáo tài sản và sàng lọc người thuê, mặc dù những nhiệm vụ này thường được giao cho các đại lý cho thuê (BPF, nd).

Bằng cách sử dụng chuyên môn của mình về luật tài sản, kế toán, dịch vụ khách hàng và giao tiếp, người quản lý tài sản giúp duy trì hoặc tăng giá trị tài sản và tạo điều kiện cho hoạt động tài sản hiệu quả (ARMA, 2020).

Các loại tài sản được quản lý

Các nhà quản lý tài sản có trách nhiệm giám sát nhiều loại tài sản, bao gồm tài sản dân cư, thương mại và khu vực công. Trong lĩnh vực dân cư, họ quản lý tài sản cho thuê tư nhân, nhà ở cho sinh viên và nhà ở xã hội. Các tài sản thương mại thuộc phạm vi hoạt động của họ bao gồm văn phòng, trung tâm mua sắm, cửa hàng trên đường phố và khu công nghiệp. Tài sản của khu vực công có thể bao gồm các tòa nhà chính phủ, trường học và bệnh viện. Người quản lý tài sản làm việc thay mặt cho chủ sở hữu tài sản hoặc doanh nghiệp sử dụng tài sản có danh mục tài sản lớn, chẳng hạn như nhà bán lẻ hoặc công ty khách sạn. Họ có thể được tuyển dụng trực tiếp bởi một doanh nghiệp sở hữu tài sản hoặc làm việc cho một nhà cung cấp dịch vụ quản lý tài sản chuyên nghiệp, có thể bao gồm từ các đại lý nhỏ phục vụ các thị trấn hoặc thành phố cụ thể đến các tổ chức đa quốc gia lớn (BPF, nd).

Dịch vụ và vận hành quản lý tài sản

Các dịch vụ và hoạt động quản lý tài sản bao gồm nhiều trách nhiệm nhằm đảm bảo hoạt động trơn tru và bảo trì tài sản. Các dịch vụ này bao gồm quản lý tài chính, chẳng hạn như thu tiền thuê, xử lý tiền đặt cọc và quản lý phí dịch vụ, những dịch vụ này rất quan trọng để duy trì tình trạng tài chính của cơ sở kinh doanh (RICS, 2020). Ngoài ra, người quản lý tài sản cung cấp các dịch vụ lễ tân và hướng dẫn khách, chẳng hạn như an ninh, khách vào và quản lý bưu phẩm và giao hàng, để đảm bảo một môi trường an toàn và thân thiện cho người cư trú (BPF, nd).

Việc kiểm tra tài sản thường xuyên được tiến hành để đảm bảo tuân thủ các quy định về sức khỏe và an toàn, đồng thời người quản lý tài sản có trách nhiệm giải quyết các yêu cầu bảo trì từ người thuê (ARMA, 2019). Họ cũng giám sát việc vận hành, bảo trì và vệ sinh các cơ sở chung, chẳng hạn như hành lang, sân vườn, phòng tập thể dục, phòng chờ, nơi để xe đạp và khu vực đậu xe (BPF, nd). Trong một số trường hợp, dịch vụ quản lý tài sản có thể mở rộng sang việc quản lý hợp đồng cho thuê, lưu trữ hồ sơ, quảng cáo tài sản và sàng lọc người thuê, mặc dù các nhiệm vụ này thường được giao cho các đại lý cho thuê (ARMA, 2019).

Quản lý tài chính trong quản lý tài sản

Quản lý tài chính đóng một vai trò quan trọng trong quản lý tài sản vì nó đảm bảo việc phân bổ nguồn lực hiệu quả và hiệu quả để duy trì và nâng cao giá trị của tài sản. Điều này liên quan đến nhiều nhiệm vụ khác nhau như lập ngân sách, thu tiền thuê, quản lý phí dịch vụ và báo cáo tài chính. Lập ngân sách là điều cần thiết để dự báo chi phí và doanh thu, cho phép các nhà quản lý tài sản đưa ra quyết định sáng suốt về việc bảo trì, cải thiện và đầu tư tài sản. Quản lý việc thu tiền thuê và phí dịch vụ là rất quan trọng để duy trì dòng tiền và đảm bảo sự ổn định tài chính của tài sản, đồng thời đáp ứng nhu cầu của người thuê và chủ sở hữu tài sản.

Hơn nữa, báo cáo tài chính mang lại sự minh bạch và trách nhiệm giải trình cho chủ sở hữu tài sản, cho phép họ giám sát hiệu quả đầu tư của mình và đưa ra quyết định sáng suốt về các chiến lược trong tương lai. Điều này bao gồm việc chuẩn bị các báo cáo tài chính, chẳng hạn như bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, cung cấp cái nhìn sâu sắc về tình hình tài chính của tài sản. Ngoài ra, người quản lý tài sản phải đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính và luật thuế có liên quan, nhấn mạnh hơn nữa tầm quan trọng của quản lý tài chính trong quản lý tài sản (RICS, 2020; BPF, nd).

Tuân thủ về sức khỏe và an toàn trong quản lý tài sản

Việc tuân thủ về sức khỏe và an toàn đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý tài sản, đảm bảo phúc lợi cho người cư trú và bảo vệ chủ sở hữu tài sản khỏi các trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn. Người quản lý tài sản có trách nhiệm tiến hành kiểm tra thường xuyên để xác định và giải quyết các mối nguy tiềm ẩn, tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn ngành có liên quan. Điều này bao gồm việc duy trì hệ thống an toàn phòng cháy chữa cháy, đảm bảo thông gió đầy đủ và quản lý xử lý chất thải, cùng với các nhiệm vụ khác (RICS, 2020).

Hơn nữa, các nhà quản lý tài sản phải được thông báo về những thay đổi trong luật pháp và các thông lệ tốt nhất, thực hiện các điều chỉnh cần thiết để duy trì sự tuân thủ. Điều này có thể liên quan đến việc phối hợp với các nhà thầu bên ngoài, chẳng hạn như thợ điện và thợ sửa ống nước, để tiến hành bảo trì và sửa chữa. Ngoài ra, người quản lý tài sản phải duy trì hồ sơ chính xác về các hoạt động kiểm tra, hoạt động bảo trì và báo cáo sự cố, thể hiện sự thẩm định và minh bạch trong hoạt động của họ (ARMA, 2019).

Tóm lại, tuân thủ về sức khỏe và an toàn là một khía cạnh quan trọng của việc quản lý tài sản, góp phần mang lại sự hài lòng chung cho người cư trú và bảo vệ chủ sở hữu tài sản khỏi những rủi ro tiềm ẩn. Bằng cách tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn ngành, người quản lý tài sản có thể đảm bảo một môi trường an toàn và được duy trì tốt cho tất cả các bên liên quan.

Hợp đồng quản lý và cho thuê tài sản

Quản lý tài sản đóng một vai trò quan trọng trong việc xử lý các hợp đồng cho thuê, đảm bảo rằng cả chủ sở hữu tài sản và người thuê đều hài lòng với các điều khoản và điều kiện. Người quản lý tài sản có trách nhiệm đàm phán và soạn thảo hợp đồng cho thuê, có tính đến nhu cầu và yêu cầu cụ thể của cả hai bên. Họ phải đảm bảo rằng hợp đồng thuê tuân thủ luật pháp và quy định có liên quan, bảo vệ lợi ích của chủ sở hữu tài sản đồng thời đưa ra thỏa thuận công bằng và minh bạch cho người thuê.

Ngoài việc soạn thảo hợp đồng cho thuê, người quản lý tài sản còn có trách nhiệm thực thi các điều khoản và điều kiện được nêu trong hợp đồng. Điều này bao gồm giám sát các khoản thanh toán tiền thuê nhà, giải quyết mọi vi phạm hợp đồng thuê và quản lý quá trình gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng. Hơn nữa, người quản lý tài sản phải duy trì hồ sơ chính xác về hợp đồng cho thuê, đảm bảo rằng tất cả các tài liệu liên quan đều được cập nhật và dễ dàng truy cập. Bằng cách quản lý hiệu quả các hợp đồng cho thuê, người quản lý tài sản góp phần giúp thị trường cho thuê hoạt động tốt, thúc đẩy mối quan hệ tích cực giữa chủ sở hữu tài sản và người thuê, cuối cùng là nâng cao giá trị tổng thể và sức hấp dẫn của tài sản mà họ quản lý.

Lợi ích của việc sử dụng người quản lý tài sản

Việc sử dụng người quản lý tài sản mang lại nhiều lợi ích cho cả chủ sở hữu tài sản và người thuê nhà. Đối với chủ sở hữu tài sản, việc thuê người quản lý tài sản có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực bằng cách xử lý các hoạt động hàng ngày, chẳng hạn như thu tiền thuê, bảo trì và đảm bảo tuân thủ các quy định về sức khỏe và an toàn (BPF, nd). Hơn nữa, người quản lý tài sản có thể giúp duy trì hoặc tăng giá trị tài sản thông qua bảo trì phòng ngừa và bảo trì chung (BPF, nd). Họ cũng cung cấp các dịch vụ bổ sung, chẳng hạn như triển khai công nghệ tòa nhà thông minh và phân tích dữ liệu tòa nhà, có thể giúp tiết kiệm chi phí và quản lý tài sản hiệu quả hơn (BPF, nd).

Mặt khác, người thuê nhà được hưởng lợi từ đầu mối liên hệ chuyên nghiệp và nhanh chóng giải quyết mọi vấn đề hoặc mối quan ngại liên quan đến tài sản. Các nhà quản lý tài sản đảm bảo rằng các cơ sở chung được bảo trì tốt và an toàn, góp phần mang lại môi trường sống tốt hơn cho người thuê (BPF, nd). Hơn nữa, chuyên môn của người quản lý tài sản về dịch vụ khách hàng và giao tiếp có thể giúp giải quyết tranh chấp và duy trì mối quan hệ tích cực giữa chủ sở hữu tài sản và người thuê, cuối cùng dẫn đến trải nghiệm thuê hài lòng hơn.

Tòa nhà thông minh và IoT trong quản lý tài sản

Các tòa nhà thông minh và công nghệ IoT (Internet of Things) đã thay đổi đáng kể việc quản lý tài sản bằng cách nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và cải thiện hiệu suất tổng thể của tòa nhà. Các thiết bị IoT cho phép người quản lý tài sản giám sát và kiểm soát các khía cạnh khác nhau của tòa nhà, chẳng hạn như an ninh, ánh sáng, nhiệt độ và bảo trì, từ xa và trong thời gian thực. Khả năng kết nối tăng lên này cho phép bảo trì chủ động và phòng ngừa, cuối cùng là giảm chi phí sửa chữa và kéo dài tuổi thọ của hệ thống tòa nhà (Chui và cộng sự, 2010).

Hơn nữa, công nghệ IoT tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập và phân tích dữ liệu tòa nhà, cung cấp những hiểu biết sâu sắc có giá trị về hoạt động của tài sản. Những hiểu biết sâu sắc này có thể được sử dụng để tối ưu hóa mức tiêu thụ năng lượng, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và cung cấp thông tin cho các quyết định đầu tư cho chủ sở hữu tài sản (Preedy & Watson, 2018). Ngoài ra, các tòa nhà thông minh có thể nâng cao trải nghiệm của người thuê bằng cách cung cấp các dịch vụ và tiện nghi được cá nhân hóa, chẳng hạn như hệ thống kiểm soát truy cập và kiểm soát khí hậu tự động, góp phần tăng sự hài lòng của người thuê và tỷ lệ giữ chân (Gubbi et al., 2013). Tóm lại, việc tích hợp các tòa nhà thông minh và công nghệ IoT trong quản lý tài sản đã giúp vận hành tòa nhà hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và bền vững hơn, mang lại lợi ích cho cả chủ sở hữu tài sản và người sử dụng.

Xây dựng dữ liệu và hiểu biết sâu sắc về quản lý tài sản

Xây dựng dữ liệu và hiểu biết sâu sắc đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý tài sản hiệu quả bằng cách cho phép người quản lý tài sản đưa ra quyết định sáng suốt và tối ưu hóa các khía cạnh khác nhau của hoạt động tài sản. Bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu từ các thiết bị IoT, cảm biến và các nguồn khác, người quản lý tài sản có thể xác định các mô hình và xu hướng có thể được sử dụng để nâng cao hiệu quả sử dụng năng lượng, giảm chi phí vận hành và cải thiện sự hài lòng của người sử dụng (Chui et al., 2010). Ví dụ, dữ liệu về mức tiêu thụ năng lượng có thể giúp xác định các khu vực năng lượng đang bị lãng phí, dẫn đến các biện pháp can thiệp có mục tiêu giúp tiết kiệm đáng kể cho cả chủ sở hữu và người thuê nhà (McKinsey Global Institute, 2013).

Hơn nữa, dữ liệu tòa nhà có thể được sử dụng để giám sát và dự đoán nhu cầu bảo trì, cho phép người quản lý tài sản lên lịch bảo trì phòng ngừa và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng chuyển sang giai đoạn sửa chữa tốn kém (Accenture, 2016). Cách tiếp cận chủ động này không chỉ kéo dài tuổi thọ của hệ thống và thiết bị tòa nhà mà còn giảm thiểu sự gián đoạn cho người cư ngụ. Ngoài ra, những hiểu biết dựa trên dữ liệu có thể được sử dụng để đánh giá hiệu suất của các cơ sở kinh doanh khác nhau, cho phép người quản lý cơ sở kinh doanh xác định các phương pháp hay nhất và các lĩnh vực cần cải thiện trong danh mục đầu tư của họ (RICS, 2017). Tóm lại, việc tận dụng dữ liệu tòa nhà và hiểu biết sâu sắc là điều cần thiết để người quản lý tài sản tối ưu hóa hoạt động tài sản, nâng cao giá trị tài sản và đảm bảo sự hài lòng của người thuê.

Các tiêu chuẩn và phương pháp thực hành tốt nhất của ngành quản lý tài sản

Trong lĩnh vực quản lý tài sản, các tiêu chuẩn ngành và các phương pháp hay nhất là rất cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả, sự hài lòng của người thuê và tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Một tiêu chuẩn quan trọng là ISO 9001:2015, tập trung vào hệ thống quản lý chất lượng và nhấn mạnh cách tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm, quản lý rủi ro và cải tiến liên tục (ISO, 2015). Ngoài ra, Viện Khảo sát Công chứng Hoàng gia (RICS) cung cấp hướng dẫn cho các chuyên gia quản lý tài sản, bao gồm các lĩnh vực như đạo đức, năng lực và phát triển chuyên môn (RICS, 2020).

Các phương pháp hay nhất trong quản lý tài sản bao gồm kiểm tra tài sản thường xuyên để xác định và giải quyết các vấn đề bảo trì một cách chủ động, đảm bảo tuân thủ các quy định về sức khỏe và an toàn cũng như triển khai hệ thống quản lý tài chính và thu tiền thuê hiệu quả. Hơn nữa, giao tiếp hiệu quả với người thuê và chủ sở hữu tài sản là rất quan trọng để duy trì mối quan hệ tích cực và giải quyết kịp thời các mối quan ngại. Sử dụng công nghệ, chẳng hạn như hệ thống tòa nhà thông minh và thiết bị IoT, cũng có thể tăng cường quản lý tài sản bằng cách hợp lý hóa các quy trình, cải thiện hiệu quả sử dụng năng lượng và cung cấp thông tin chuyên sâu về dữ liệu có giá trị để đưa ra quyết định sáng suốt. Cuối cùng, việc tuân thủ các tiêu chuẩn ngành và các phương pháp hay nhất là điều quan trọng đối với các nhà quản lý tài sản để cung cấp dịch vụ chất lượng cao và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Xu hướng và sự phát triển trong tương lai trong quản lý tài sản

Ngành quản lý tài sản sẵn sàng cho sự chuyển đổi đáng kể trong những năm tới, được thúc đẩy bởi những tiến bộ trong công nghệ và kỳ vọng ngày càng tăng của người thuê nhà. Một xu hướng chính là việc áp dụng ngày càng nhiều các tòa nhà thông minh và công nghệ IoT (Internet of Things), cho phép quản lý tài sản hiệu quả hơn thông qua giám sát và kiểm soát thời gian thực của các hệ thống tòa nhà khác nhau, chẳng hạn như an ninh, ánh sáng và nhiệt độ (RICS, 2018 ). Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm của người ngồi trong xe mà còn góp phần tiết kiệm đáng kể hiệu quả sử dụng năng lượng và cải thiện phương pháp bảo trì (BPF, 2021).

Một sự phát triển đáng chú ý khác là sự nhấn mạnh ngày càng tăng vào tính bền vững và trách nhiệm với môi trường trong quản lý tài sản. Khi khung pháp lý và kỳ vọng của xã hội phát triển, các nhà quản lý tài sản sẽ cần áp dụng các biện pháp bền vững hơn, chẳng hạn như thực hiện nâng cấp hiệu quả năng lượng và thúc đẩy các sáng kiến ​​giảm chất thải (IPF, 2020). Hơn nữa, ngành này có thể chứng kiến ​​​​sự thay đổi theo hướng không gian linh hoạt và dễ thích nghi hơn, đáp ứng nhu cầu thay đổi của người cư trú trong cả khu dân cư và thương mại (JLL, 2019). Điều này có thể liên quan đến việc tích hợp các không gian làm việc chung, tiện nghi chung và cách bố trí có thể thích ứng để đáp ứng các yêu cầu đa dạng của người thuê.